首先,小规模商贸公司应该请法律专业人士进行仔细分析,明确有关材料付款记录和发票的相关法律责任和义务,并向第三方出具书面的确认文件。其次,为保护公司的合法权益,应尽快准备好相关证据,如购买材料的记录、采购合同、发票等文书,准备抗辩材料。最后,小规模商贸公司应采取措施加强财务管理,强调规范文书记录,严格实行财务记账系统,全面完善账务核算体系,实现充分有效监控。 拓展知识:小规模商贸公司可以通过建立内部审计程序,强化财务控制,进一步完善内部账务核算体系来加强管理。内部审计程序的建立,除了可以保护企业的正常经营,还能有效防止企业内部财务欺诈行为发生。此外,小规模商贸公司还应建立一套规范的会计文书管理制度,控制文书的流通,核对文书内容,保存文书,以确保文书的有效控制。